★準備工作
1 接到會(huì )議（會(huì )展）意向后，合理報價(jià)立即回復，并提出我方的合理化建議。
2 可為客戶(hù)進(jìn)行會(huì )議(會(huì )展)的設計與策劃服務(wù)。
3 根據要求預定酒店，會(huì )議（會(huì )展）場(chǎng)地、車(chē)輛等。
4 準備會(huì )務(wù)用品：代表證、會(huì )徽、紀念品。
5 提供公關(guān)禮儀、文秘、翻譯服務(wù)，代租會(huì )務(wù)所需設備。
★會(huì )議接待
1 會(huì )議（會(huì )展）場(chǎng)所的布置：歡迎牌、橫幅、指示牌、會(huì )議資料、紙、筆、飲料、設備測試等。
2 按客戶(hù)需要安排接送與會(huì )賓客，協(xié)助會(huì )務(wù)組辦理賓客簽到等工作。
3 會(huì )議用餐及宴會(huì )安排。
4 會(huì )后旅游、娛樂(lè )考察等活動(dòng)。
5 提供返程飛機票、火車(chē)票。
一般而言，作為專(zhuān)業(yè)的會(huì )展公司承接/代理各類(lèi)會(huì )議及展覽，大多經(jīng)過(guò)以下幾個(gè)環(huán)節：
1、策劃 作為專(zhuān)業(yè)的會(huì )展代理公司，我們提供會(huì )展企劃代理，告訴我們你的想法或者點(diǎn)子，我們?yōu)槟闾峁┛尚行苑桨�、招展企劃、�?huì )議回執等等。 2、咨詢(xún) 在此階段，我們將與委托方進(jìn)行初步溝通，并就委托方的一些關(guān)心點(diǎn)提出自己的預案供選擇——譬如在預算范圍內最適宜的會(huì )議場(chǎng)所、推薦參加者下榻的酒店、選擇合適的餐飲場(chǎng)所及與預算相適應的菜譜、會(huì )展交通流程、接待流程等。 3、考察 如果您認為溝通后可以相信我們，那么我們可以進(jìn)入這個(gè)階段——我們會(huì )安排您或者您的代表到目的地考察我們?yōu)槟峁┑木频�、�?huì )議場(chǎng)地、環(huán)境、交通車(chē)輛及會(huì )展設備細節等等，并在此階段就服務(wù)項目、服務(wù)流程、推進(jìn)計劃、服務(wù)價(jià)格等內容進(jìn)行深入探討，大致明確雙方的責任與義務(wù)。 4、確定 這個(gè)時(shí)間需要的是耐心與細致——我們得一一推敲設想得流程及預案，盡可能把方案細化，然后以書(shū)面的形式確認雙方的權利、義務(wù)與責任，并簽署相關(guān)服務(wù)協(xié)議。 5、執行 嚴格而又人性化地執行協(xié)議，將是雙方合作精神的高度升華。不管設想如何完美，任何計劃都是存在紕漏的，需要合作雙方本著(zhù)合作的理念，拋開(kāi)暫時(shí)的不合，以會(huì )展的圓滿(mǎn)結局為一致奮斗目標。在此期間，雙方需要口頭或書(shū)面承諾原來(lái)協(xié)議以外的服務(wù)視為協(xié)議的延伸，并臨時(shí)決定雙方簽字負責人，所有臨時(shí)往來(lái)允許采取事前商議、事后結算的方式執行。 6、結算 雙方財務(wù)人員認真核對各類(lèi)單據，嚴格按照協(xié)議執行核算。
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