會議預算是會議策劃活動重要的組成部分，在制定會議預算前要對會議的性質、會議的內容和規模進行科學合理的分析。同時，會議要想獲得上級的支持，制定一份詳盡的預算報告很重要。因為舉行會議公司是要往外掏錢，而會議究竟會達到什么效果，誰也說不準。因此，提交給上級的預算報告越詳細越好。

　　一般而言，會議預算包括：交通費、會議場所費、住宿費、餐飲費、室外會議的視聽設備、雜費等方面�！�

　　交通費用

　　1.會議報到前的交通費用――包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、港口碼頭至住宿地的交通�！�

　　2.會議期間交通費用――主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通�！�

　　3.會后歡送及返程交通――包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口碼頭交通費用。　

　　會議場所費用

　　1.會議場地租金――通常而言，場地的租賃已經包含某些常用設施，譬如投影儀、激光指示筆、音響系統、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規設施有時并不涵蓋在內――比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架及非主席臺的發言線路等，這些費用在制定預算時需要根據具體情況予以考慮�！�

　　2.會議設施租賃費用――此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等，這些設備在租賃時除租賃費用外　通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求（通�？上驅�業的會議服務公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比），否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設施由于品牌、產地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大�！�

　　3.會場布置費用――如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業的會議服務商協商。　

　　住宿費用　

　　住宿費用里面有些價格是完全價格，而有些需要另外加收稅金。對于會議而言，住宿費可能是主要的開支之一�！�

　　正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外，還與客房內開放的服務項目有關。會議主辦方應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及范圍，譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯網、水果提供等服務�！�

　　通常，根據參會人員的數量能獲得相應的折扣，找專業的會議服務商也能在住宿費方面獲得較好的折扣�！�

　　餐飲費用　

　　會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復雜，這取決于會議議程需要及會議目的�！�

　　1.早餐　
　　早餐通常是自助餐，也可以采取圍桌式就餐。費用按人數計算即可，但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數結算，而改為按預定人數收取費用�！�

　　2.中餐及晚餐　
　　中餐及晚餐基本屬于正餐，如果是自助餐形式可以采取按人數預算，如果是圍桌式則按桌預算。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數量的服務費用。　

　　3.酒水及服務費　
　　如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的。如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準的基礎上加收15％左右的服務費�！�

　　4.會場茶歇　
　　此項費用基本上按人數預算，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用，如果主辦方需要非程序服務，可能需要另外的預算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種――西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶、花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主�！�

　　5.聯誼酒會/舞會　
　　事實上，聯誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會復雜。宴會只要設定好用餐標準與規模，預算很容易計算。但酒會/舞會的預算設計到場地與節目支持，其預算都需要比較長的時間確認�！�

　　室外會議的視聽設備　

　　除非在室外進行，否則視聽設備的費用通常可以忽略。如果為了公共關系效果而不得不在室外進行，視聽設備的預算就比較復雜。其中包括設備本身的租賃費用，通常按天計算；　設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用，可讓會展服務商代理�！�

　　其它雜費　
　　雜費是指會展過程中一些臨時性安排產生的費用，包括打印、廣告及印刷、媒介、公共關系、秘書服務、臨時運輸、裝卸與倉儲、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其它通訊、快遞服務、娛樂保健、翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃，通�？梢栽跁�務費用預算中增列不可預見費用作為機動處理。如果會議主辦方分別尋找這些行業支持的話，其成本費用可能比市場行價要高。如果讓專業會議服務商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務專業的支持�！�
　
　　對于上述項目中較大的單項服務支持，主辦方應盡可能細化各項要求，并單獨簽訂服務協議。　

　　以上是對于一般會議而言，如果是展會，除住宿費、餐飲費與上述相似外，重點應考慮展覽場地租賃、展覽布置、展品運輸與倉儲、小型新聞發布會或者酒會等。　

　　展覽場地租賃：如果展覽在固定的展覽場地進行，那么展覽場地的租賃預算通常按展位計算。國際標準展位面積通常為3mX3m,隔斷高度在2.3m至2.5m之間。標配設施有射燈、椅子、資料桌、電源。展館業主通常有下列設備可供租賃：展布支架、視聽設備、多媒體設備、裝飾用品、小型搬運工具等�！�

　　如果是在其他公共場所舉辦展覽(譬如市政廣場或者體育場所等)，場地租賃的預算很難預測。通常面議，按日計算，價格與場地人流集中度及展覽時間(是否重要假日等)有關。